Standarti ne vienmēr ir pareizi

Dienas Bizness, 2008. gada 21. novembris, Nr.224
Rūta Lūse

Galvenais lietišķo sarunu mērķis – kā apmierināt savas intereses, nesabojājot attiecības ar otru pusi vai citām iesaistītajām pusēm, nenododot savas intereses, saka Organizācijas attīstības centra Spring Valley vadības attīstības direktore Rūta Lūse.

Viņa atzīmē, ka šodien diezgan grūti runāt par vispārējiem formāliem etiķetes standartiem un receptēm biznesa lietišķajās sarunās (tas neattiecas uz diplomātiju), piemēram, kā iepazīties, kā iesākt sarunu, par kādām tēmām runāt, par kādām nerunāt, cik ilgi runāt, kā ģērbties, kā iepazīstināt ar sevi un savu uzņēmumu utt. „Nereti nācies pieredzēt situācijas vai situāciju analīzes, kad lietišķajās sarunās cenšoties ievērot „pareizos” teorētiskos standartus, izrādās, ka tie nedarbojas, vai vēl ļaunāk – tie darbojas pretēji gaidītajam rezultātam,” saka R. Lūse.

Nedrīkst uzspēlēt

Lietišķo sarunu etiķetes aspekti ir lielā mērā saistīti un tos nevar atdalīt no pārējiem aspektiem – sarunas dalībnieku statuss, esošā situācija, sarunu saturs un mērķis, organizācijas kultūru un starpkultūru nianses, pirmā vai atkārtota tikšanās, piedalās divi vai vairāki dalībnieki. „Jāņem vērā, ka katra tikšanās būs atšķirīga un tādēļ ļoti svarīga ir spēja būt elastīgam, spēja novērot un izprast situāciju, vadīt savas un citu cilvēku emocijas, apzināties savas un citu cilvēku uztveres un spriešanas atšķirības, efektīvas komunikācijas iemaņas – aktīvā klausīšanās, jautājumu tehnika, verbālā un neverbālā valoda. Manuprāt, vissvarīgākais cilvēkam labu attiecību veidošanā ir autentiska uzvedība – sirsnība, draudzīgums, pieklājība, ieinteresētība. Viņš nedrīkst uzspēlēt, baidīties, būt pazemīgs, būt pļāpīgs, viņam jājūtas brīvi, nav jāizspēlē nekādi triki. Diez vai būs viegli „lauzt ledu”, ja pats esi nobijies un bažīgs, nesagatavojies, bez skaidra sarunas uzstādījuma un mērķa, ja ierodas uz tikšanos jau ar domu nevis par sadarbību, bet „ kā man viņu...”, iesaka Rūta Lūse.

Uzmanīgi ar tēmām

Tiekoties pirmo reizi ar iespējamo biznesa partneri, svarīgi iegūt pēc iespējas vairāk informācijas par tikšanās partnera uzņēmumu – pašreizējo situāciju biznesā, panākumiem, vai gluži otrādi - neveiksmēm. „Informācija par partnera panākumiem ļaus veiksmīgāk veidot ievada sarunu, parādīt ieinteresētību sarunu partnera biznesā, apsveikt ar panākumiem, tādejādi jau sākumā veidojot pozitīvu turpmāku tikšanās gaitu. Savukārt, zinot par partnera neveiksmēm, jūs izvairīsieties no nejaušas partnera aizvainošanas, kas varētu pat neapzināti traucēt tikšanās veiksmīgai norisei,” brīdina Rūta Lūse.

Viņa norāda, ka vienmēr jābūt uzmanīgam attiecībā uz vispārīgām ievada sarunu tēmām, ja jūs neesat pārliecināts, ka tās ir arī jūsu saruna partnera interešu lokā, piemēram, jūs jūsmojat par iepriekšējās dienas sporta sacensībām, taču iespējams, ka sarunu partneri tas nemaz neinteresē. Tas jāsajūt jau no pirmā teikuma, un vajadzības gadījumā meistarīgi jāvirza saruna citā gultnē. Protams, abām pusēm atrodot interesantu ievada tēmu, nevajadzētu pārāk aizrauties un pēc iespējas ātrāk pievērsties biznesa tikšanās jautājumiem. Jāizvairās no politiskām un reliģiskām tēmām. Diez vai šodien būtu arī labs tonis apspriest laika apstākļus. „Ja iespējams, pirms tikšanās noderīgi uzzināt kaut ko tuvāk par sarunu partnera uzņēmuma kultūru – kādas vērtības tur cieņā, kāds attiecību stils – vairāk formāls vai neformāls, kā uzņēmums veido attiecības ar saviem klientiem utt.

Atšķirīga uztvere

Mēs kā cilvēki esam atšķirīgi – atšķiras mūsu uztvere, spriešana, domāšanas stils. Piemēram, ja mēs sarunu partneri, kurš pēc sava psiholoģiskā tipa ir skaidri orientēts uz uzdevumu, pēc labākajiem lietišķas etiķetes priekšrakstiem centīsimies iesaistīt smalkās ievada sarunās, mēs varam saņemt strupu „stop” un aicinājumu pievērsties „lietai”. Un otrādi, kas varētu notikt, ja sarunu partneri, kam nepieciešams vispirms labi iepazīties, izveidot attiecības, jūs nekavējoties aicināsiet „ķerties” pie biznesa jautājumiem? „Pārpratumi var stimulēt aizspriedumus un noved pie reakcijām, kas rada pretdarbību, sākas burvju loks. Šajā gadījumā sarunas var ciest neveiksmi,” iesaka R. Lūse.

E-pastu ar apkopojumu

Sarunas nobeigumā ir svarīgi pārliecināties, vai iesaistītās puses līdzīgi izpratušas risinājumus, lēmumus, sasniegumus, nākamos soļus. Nepieciešams pateikties par sadarbību, un nekādā gadījumā neievilkt sarunu. Izņemot, ja ir uzaicinājums uz vakariņām vai pusdienām. Rūta Lūse iesaka vistuvākajā laikā pēc tikšanās nosūtīt e-pastu ar sarunas apkopojumu. Tas var kalpot par dokumentu, uz kuru varēsiet atsaukties nepieciešamības gadījumā, kā arī tas dod iespēju otrai pusei vēlreiz pārliecināties par kopējo izpratni un pieņemtajiem lēmumiem un izdarīt savas korekcijas, pirms sākušās kādas darbības.

Situācijas piemērs

Kādas reklāmas aģentūras direktore un projektu vadītāja devās uz pirmo biznesa tikšanos ar kāda liela jaundibināta celtniecības kopuzņēmuma valdes locekļiem. Uzņēmums atrodas ārpus Rīgas. Abas dāmas devās uz tikšanos sagatavojušās pēc labākajiem lietišķās etiķetes priekšrakstiem, izpētījušas sadarbības iespējas un sagatavojušas izsmeļošu prezentāciju. Arī lietišķais apģērbs izvēlēts atbilstoši vislabākajiem šāda līmeņa tikšanās standartiem. Liels bija direktores un projektu vadītājas pārsteigums, kad ierodoties, viņas uzņēmumā pagalmā sagaidīja četri valdes locekļi, tērpušies brīvā apģērbā, ērtos apavos un aicināja iespējamās biznesa partneres vispirms iepazīt rūpnīcu – gan ražošanas zāles, gan gaterus. Iedomājieties, ko tas maksāja smalkajām laiviņkurpēm! Taču darījums bija veiksmīgs, jo abām pusēm nebija svešs humors. „Jābūt uzmanīgiem, izmantojot jokus, lai veidotu brīvāku gaisotni. Izsmalcināts humors un smalki joki ir reta dāvana,” atzīmē Organizācijas attīstības centra Spring Valley vadības attīstības direktore Rūta Lūse.